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L'Ufficio di segreteria

AREA PER LA GESTIONE AMMINISTRATIVA DEL PERSONALE - (Area 3)

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1° SETTORE GESTIONALE
Servizi Generali all'Utenza

Ufficio U.R.P./Affari Generali


Compiti:
- Rapporti con il Pubblico;
- Gestione del Protocollo con software informatico;
- Scarico della posta: PEO (Posta Elettronica Ordinaria);
- Scarico della posta: PEC (Posta Elettronica Certificata);
- Scarico della posta: INTRANET / MIUR;
- Invio elenchi e pieghi all'Ente Posta;
- Affissione degli atti esposti all'Albo;
- Riordino Archivio e archiviazione atti;
- Sevizio circolari e avvisi ai Plessi;
- Collaborazione con collega addetto al servizio alunni;
- Sostituzione colleghi in caso di assenza;
- Collaborazione diretta con L'ufficio del Dirigente;
- Trascrizioni ed archiviazione di circolari interne e di informazione e - comunicazione esterne relative al settore di competenza. Tali adempimenti dovranno essere tempestivi ed operativi nell’immediato in riferimento alla tempistica da rispettare.

- Controllo della avvenuta informazione e comunicazione attraverso fogli di firma per presa visione, per adesione, per non adesione, per notifica. L’esito del procedimento dovrà essere sottoposto al controllo del DSGA. Eventuali difformità del procedimento vanno comunicate alla DSGA ed al dirigente.

Alla presente elencazione di attività va ad integrarsi qualsiasi procedimento amministrativo previsto per legge nel settore e non specificato nel presente Piano delle Attività.

Il personale nell’ambito del settore assegnato, è responsabile dei procedimenti amministrativi e delle relative scadenze.

Ipotesi di modalità operativa:

Ufficio Didattico


Compiti:
- Gestione Alunni con programma informatico;
- Iscrizione alunni e gestione registro matricolare;
- Utilizzo di Intranet e Internet per l'inserimento dei dati richiesti dagli uffici centrali riguardanti la didattica;
-Iscrizione degli alunni e relativi registri, trasferimenti, nulla osta, richiesta e trasmissione documenti, verifica tasse e contributi scolastici, richieste di esonero e rimborsi;
-Archiviazione e ricerche di archivio inerenti alunni;
-Tenuta delle cartelle dei documenti degli alunni e compilazione foglio notizie;
-Tenuta e conservazione dei registri dei candidati ammessi agli esami di licenza media;
-Tenuta e conservazione dei registri degli esami di idoneità;
-Registro perpetuo dei diplomi;
-Registro di carico e scarico dei diplomi;
-Compilazioni diplomi di licenza media con software;
-Verifica delle giacenze dei diplomi e sollecito per il ritiro dei diplomi giacenti;
-Registro tasse scolastiche;
-Gestione cedole librarie e buoni libro;
-Redazione di qualsiasi certificato riguardante gli alunni con mezzi informatici e trascrizione nel registro dei certificati;
-Circolari e avvisi agli alunni;
-Organi collegiali: elezioni organi collegiali, preparazione di tutta la documentazione necessaria riguardante genitori e alunni;
-Visite e viaggi d'istruzione: elenco nominativo degli alunni partecipanti distinto per classi e raccolta della documentazione di assenso dei genitori;
-Predisposizione di tutti gli atti di competenza della segreteria relativi all'adozione del libri di testo, con programma informatico;
-Registro degli infortuni e compilazione denunce infortuni alunni e personale per inoltro ai vari enti;
-Informatizzazione dei giudizi con programma informatico;
-Preparazione di tutto il materiale per scrutini ed esami;
-Statistiche relative agli alunni;
-Registro delle richieste di accesso alla documentazione Legge 241/90 e ricerca pratiche degli alunni;
-Gestione statistiche;
-Collaborazione collega addetto servizio protocollo;
-Sostituzione colleghi in caso di assenza;
-Gestione e procedure per sussidi;
-Servizio di sportello inerente alla didattica;
-Trascrizioni ed archiviazione di circolari interne e di informazione e comunicazione esterne relative al settore di competenza.
Tali adempimenti dovranno essere tempestivi ed operativi nell’immediato in riferimento alla tempistica da rispettare.

Controllo della avvenuta informazione e comunicazione attraverso fogli di firma per presa visione, per adesione, per non adesione, per notifica. L’esito del procedimento dovrà essere sottoposto al controllo del DSGA. Eventuali difformità del procedimento vanno comunicate al DSGA ed al dirigente.
-Alla presente elencazione di attività va ad integrarsi qualsiasi procedimento amministrativo previsto per legge nel settore e non specificato nel presente Piano delle Attività.
-Il personale nell’ambito del settore assegnato, è responsabile dei procedimenti amministrativi e delle relative scadenze.

Ipotesi di modalità operativa:

?Tutta l'attività deve essere svolta nel rispetto delle norme sulla trasparenza (L.241/90) e della Privacy (D.L.vo n.196/2003);

?Esaurito l'iter dell'istruttoria e dell'emanazione dell'atto finale, gli atti protocollati devono essere archiviati secondo il titolario utilizzato dall'istituzione scolatica.

?La documentazione necessaria per la gestione dei flussi informatici deve essere messa a disposizione secondo la tempistica indicata nel PTOF.

2° SETTORE GESTIONALE
Gestione del Personale

Ufficio Personale

Amministrazione del Personale (Gestione Giuridica ed Economica del Personale)
Compiti:


-Gestione del Personale con programma informatico;
-Redazione di certificati di servizio o dichiarazioni richiesti dal Personale docente e ata e tenuta del registro dei certificati rilasciati al Personale;
-Registro matricola personale docente e ata e tenuta dello stato personale e fascicoli personali del personale docente e ata;
-Informatizzazione dei dati con programmi del Ministero, inserimento dati riguardante il personale nel sistema del Ministero (contratti, organici, trasferimenti, pensioni, supplenze, dichiarazione dei servizi, assenze, ricostruzione e progressione della carriera, statistiche, etc.);
-Aggiornamento stato personale e registro matricola;
-Registro delle assenze e visite medico-legali;
-Registro dei decreti e relativi atti di assenza del personale;
-Predisposizione della documentazione ed inoltro agli enti competenti delle pratiche di pensione;
-Compilazione richieste piccolo prestito e cessione del quinto;
-Compilazione modello TFR e modelli disoccupazione; -Rapporti con l'lNPDAP e la Ragioneria Territoriale dello Stato per tutte le pratiche relative al personale docente e ata; ferie non godute, enam, espero;
-Richiesta e trasmissione notizie personale a T.I. e T.D.;
-Convocazione supplenti in sostituzione del titolare assente e compilazione contratti;
-Statistiche relative al personale;
-Predisposizione atti relativi al piano delle ferie del personale ata;
-Convocazione supplenti in sostituzione del titolare assente e compilazione contratti;
-Riordino dei fascicoli personali del personale docente e ata in collaborazione con il collega del settore;

Ipotesi di modalità operativa:

?Tutta l'attività deve essere svolta nel rispetto delle norme sulla trasparenza (L.241/90) e della Privacy (D.L.vo n.196/2003);
?Tutti i documenti elaborati debbono essere controllati nella forma e nei contenuti e siglati;
?Tutte le certificazioni rilasciate all'utenza vanno registrate sull'apposito registro.
?La modulistica distribuita all'utente (interna ed esterna), deve essere costantemente aggiornata.
?Verifica della documentazione di rito per il personale neo assunto.
?Aggiornamento fascicolo personale in ingresso/uscita.
Scritto venerdì 11 Settembre 2015